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云南农业大学办公自动化系统管理使用办法

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为提高办公效率、节约运行成本、规范办公流程、提升服务水平,我校将正式启用办公自动化系统。现就办公自动化系统的规范管理与使用制定本办法。

一、系统管理

(一)办公自动化系统运行由学校统一管理,党办校办和网络信息与教育技术中心为主管部门。党办校办负责文件资料的制作、上传及用户使用管理、登录情况的监督工作,网络信息与教育技术中心负责技术支持和系统软硬件维护,各部门负责文件资料的接收和本部门的传达工作。

(二)党办校办秘书科指定专人为系统管理员,负责系统日常管理与监督、各部门账户开设和管理工作,指导各使用单位操作办公自动化工作流程;指定专人作为信息发布人员,负责文件资料的及时上传和发布。

(三)网络信息与教育技术中心指定专人作为系统管理员,负责保障系统正常运行和技术支持与维护。系统管理员应采取实时监控、定期备份、定期查杀病毒等措施,防止系统中数据的丢失和被非法使用,确保系统安全和正常使用。

(四)各部门领导要高度重视办公自动化系统的使用和管理,确定1名以上部门管理员负责本部门办公自动化系统使用和相关事宜的协调处理,负责查收本系统发布的各类文件、信息,并履行告知、文件传阅和归档等职责。

二、账户管理

(一)各部门指定用户均在系统中分配唯一实名制帐户,账户由本部门提出书面申请,由党办校办系统管理员开设。账户的公文处理权限由系统管理员根据该用户的岗位职责分配,并根据岗位的调整作相应调整。上述人员调离工作岗位时应办理销户或转户手续。

(二)为保证办公自动化系统的正常运行,新增人员开户和调离岗位人员销户或转户时由所在部门及时提出书面申请,由部门管理员提交党办校办处理。因使用部门名称、用户出现变更、撤销、合并等情况而需要在办公自动化系统中进行相应处理时,应向党办校办书面申请办理相关手续。

(三)各用户应妥善保管帐户资料,经常更换用户密码,登录系统后因故离开时要退出系统,以确保帐户安全。用户密码遗失或遗忘应及时通知党办校办系统管理员,并通过管理员封锁该用户的帐户,解封帐户时需持部门盖章后的书面申请到党办校办办理。

(四)涉密公文及有关资料不得通过办公自动化系统发布,仍沿用纸质发放方式处理并按规定范围发布,如违反规定并造成严重泄密等事故的,依据《中华人民共和国保守国家秘密法》及相关法律法规追究责任。从办公自动化系统下载的公文及有关资料不得擅自发布在网络上,如有违反并造成不良影响的,将依法依规追究有关部门及当事人的责任。

三、人员管理

(一)各部门管理员的选用级管理由各部门负责,以“谁选用谁管理谁负责”为原则,选用的管理员必须政治可靠、责任心强,具备良好的服务意识和相应的专业技术水平,熟悉办公自动化系统的操作及相关管理规定,了解国家有关法律、法规和学校规章制度,工作尽职尽责。

(二)办公自动化系统的使用人员要自觉遵守系统运行中相关的规章制度,按照权限认真完成本人在系统中所承担的工作;必须对文件资料的保密性、正确性、完整性和发布范围负责。

(三)部门管理员如因出差、请假等特殊原因无法及时登录办公自动化系统处理文件时,须事先通过书面授权方式委托部门内其他相关人员代为管理,代理人应履行委托人的一切义务。

(四)不得在本系统上发布与工作无关的公告和信息,一切言论应遵守国家相关法律法规,同时应尊重他人权益及隐私。

四、公文收发管理

(一)使用办公自动化系统后,除涉密公文外,学校制发的下行公文统一在办公自动化系统内发布,公文的文种、格式、行文规则按《党政机关公文处理工作条例》规定的标准制作。

(二)学校电子公文的归档实行纸质载体(包括文件及领导签发意见)和电子文档双套归档制。

(三)办公自动化系统中发布的电子公文与原纸质公文具有同等效力。

(四)各部门管理员每天上班后应及时登录办公自动化系统处理相关公文。为保证公文处理的时效性,部门管理员应及时查看有无需要处理的事宜,不得以未获取办公信息等理由延误工作。

五、应急管理

(一)办公自动化系统使用过程中出现故障时应及时通知网络信息与教育技术中心和党办校办秘书科查明原因并排除故障。

(二)办公自动化系统出现故障无法及时排除时,可暂时按照原方式(有纸化办公)进行操作,以保障正常办公。

六、其他事宜

(一)办公自动化系统客户端环境配置要求:Windows操作系统,校园网链接正常,IE内核浏览器;安装office2000以上的办公软件;根据系统公告的要求安装系统所需插件;添加办公自动化系统为信任站点,并允许浏览器弹出窗口。

(二)各部门应充分认识办公自动化系统工作的重要性,认真履行职责,按照学校办公自动化系统管理的相关规定进行操作和管理。

(三)落实办公自动化系统推广应用考评奖惩制度,将其建设、使用和管理等情况纳入学校年终总结考核,学校将定期或不定期进行检查、情况通报、批评和表彰。

七、本办法自发布之日起施行,由党办校办负责解释。

2010年7月5日