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云南农业大学党办校办会议室管理规定

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为加强会议室的规范化管理,确保会议室的合理有效使用,现结合办公室工作实际制定本规定。

一、会议室安排及使用

(一)办公楼会议室专门用于召开会议、研讨工作,会议室由综合科统一管理,负责使用登记与调度、设备维护等。

(二)各学院、部门需提前向综合科提出使用申请,由综合科进行会议登记,并根据会议时间、人员数量等情况做好会议室的调度和协调工作。

(三)申请使用学院、部门如临时取消会议应及时通知综合科,以便会议室另作安排。如在所预约时间后长时间未达会议室,则会议室使用权将另作安排。

(四)会议室的使用安排遵循先紧急后一般、先全局后部门、先登记先使用的原则。

(五)如需使用会议室设备,应提前说明,以确保会议顺利进行。

(六)参会人员应爱护公共设施,自觉维护会议室的环境卫生。

二、会议服务

(一)服务人员在会议召开前30分钟打开会议室,做好会议室卫生清洁,15分钟前准备好茶水服务,并在会议期间间隔15分钟或不定时添加茶水。

(二)使用会议室设备的,应在会议召开前15分钟提前准备,做好设备的准备与调试。

(三)会议室使用完毕后,关闭门、窗和全部设施设备电源,做好卫生清洁和设备整理。

三、会议室维护管理

(一)综合科每周统一对所有会议室进行一次卫生清洁和设备检查等,确保室内干净整洁、设备完好。

(二)日常工作中发现设备故障或损坏的情况,及时上报并修理。

2015年3月3日